Sisällysluettelo
Procountor on suomalainen, täysin pilvipohjainen taloushallinto-ohjelmisto, joka kattaa yrityksen koko talousprosessin yhdellä järjestelmällä. Ohjelmiston avulla voidaan hoitaa muun muassa kirjanpito, ostot, myynnit, palkanlaskenta, viranomaisilmoitukset, tiliotteiden käsittely sekä laaja-alainen talousraportointi. Järjestelmä toimii selainpohjaisesti, eikä se vaadi asennuksia tai päivityksiä käyttäjän laitteelle.
Mikä on Procountor ja miten se toimii?
Ohjelmisto toimii keskitettynä taloushallinnon työkaluna, jossa kaikki talouden osa-alueet – kuten laskutus, ostolaskujen käsittely, kirjanpito ja palkanlaskenta – on integroitu yhteen järjestelmään. Ohjelmiston toimintaperiaate perustuu tapahtumapohjaiseen kirjanpitoon, jossa kaikki kirjaukset syntyvät automaattisesti talousprosessien yhteydessä. Esimerkiksi ostolaskun saapuessa järjestelmään se voidaan käsitellä, hyväksyä ja maksaa ohjelmiston sisällä, minkä jälkeen tiedot siirtyvät kirjanpitoon ilman erillistä manuaalista työtä. Ohjelmisto tukee myös verkkolaskutusta, pankkiyhteyksiä, ALV-ilmoituksia, työajan seurantaa ja palkkojen maksua yhdestä käyttöliittymästä.
Koska taloushallinnon ohjelmisto käsittelee arkaluonteista tietoa, on tärkeää huolehtia myös riittävästä virustorjunta-suojasta, jotta järjestelmä pysyy turvassa haittaohjelmilta ja kyberuhilta.
Kuka on kehittänyt ohjelman ja milloin?
Ohjelmiston kehittämisestä vastaa suomalainen ohjelmistoyritys Accountor Finago, joka kuuluu laajempaan Accountor-konserniin. Se julkaistiin alun perin Suomessa vuonna 2001, ja siitä lähtien ohjelmistoa on kehitetty jatkuvasti yhteistyössä käyttäjien ja asiantuntijoiden kanssa. Ohjelmiston kehityksessä painotetaan erityisesti lainsäädännön muutosten, käyttäjäpalautteen ja teknologisen kehityksen huomioimista.
Procountorin käyttöönotto
Käyttöönotto on suunniteltu vaiheittaiseksi ja ohjatuksi, jotta se olisi mahdollisimman sujuva sekä teknisesti että sisällöllisesti. Käyttöönotto alkaa rekisteröitymällä yrityksen verkkosivujen kautta, minkä jälkeen käyttäjä luo oman yritystilin ja määrittää tarvittavat perusasetukset, kuten tilikauden, arvonlisäverotuksen tiedot ja pankkiyhteydet.
Yritys tarjoaa kattavat ohjeet ja asiakasneuvonnan käyttöönoton tueksi. Uusille asiakkaille on saatavilla myös aloituskoulutuksia, ja tilitoimistot voivat hoitaa osan käyttöönotosta asiakkaan puolesta. Jos yritys tekee yhteistyötä tilitoimiston kanssa, kirjanpitäjä saa suoran pääsyn yrityksen tietoihin Procountorin kautta. Tämä parantaa yhteistyötä ja vähentää päällekkäistä työtä.
Miksi Procountor sopii pienyrityksille ja toiminimille?
Ohjelmisto on suunniteltu skaalautumaan eri kokoisille yrityksille, mutta se tarjoaa erityisen hyvin kohdennettuja ratkaisuja pienyrityksille ja yksinyrittäjille, kuten toiminimille. Pienyrittäjiä palvelee erityisesti Solo -versio, joka on kehitetty yhdessä OP Ryhmän kanssa ja joka vastaa yksinyrittäjän perustarpeisiin. Solo sisältää laskutuksen, ostolaskujen käsittelyn, kuittien valokuvauksen mobiilisovelluksella, ja kassaperusteisen kirjanpidon – kaikki yhdellä kiinteällä kuukausihinnalla.
Solo-version etuna on yksinkertaisuus: käyttöliittymä on kevyempi kuin täydessä versiossa, ja se ei sisällä turhia ominaisuuksia, joita pienyritys ei tarvitse. Samalla se kuitenkin mahdollistaa tilitoimiston suoran pääsyn tietoihin, jolloin kirjanpito hoituu tehokkaasti ilman erillisiä dokumenttien lähetyksiä. Lisäksi järjestelmä on täysin selainpohjainen, joten ohjelmiston asentamista ei tarvita.
Laskutus Procountorilla
Laskutusprosessi on automatisoitu ja integroitu kirjanpitoon, mikä vähentää virheitä ja säästää aikaa. Myyntilaskut voidaan luoda ohjelmistossa käsin, tuoda valmiina tiedostona tai muodostaa automaattisesti toistuvien laskujen pohjalta. Kun lasku on luotu, se voidaan lähettää asiakkaalle usealla eri tavalla: sähköpostitse PDF-liitteenä, verkkolaskuna, tulostus- ja postituspalvelun kautta tai jopa mobiililaskuna. Laskun lähettämisen jälkeen sen tilaa ja mahdollista maksamista voidaan seurata suoraan ohjelmistosta.
Palkanlaskenta
Palkanlaskentaominaisuudet on suunniteltu vastaamaan suomalaisten yritysten lakisääteisiä ja operatiivisia tarpeita. Ohjelmistossa voidaan hallita työntekijätietoja, sopimuksia, työaikoja ja poissaoloja, ja näiden tietojen pohjalta voidaan laskea palkat automaattisesti määriteltyjen palkkalajien mukaan. Palkkalaskelmat voidaan lähettää työntekijöille sähköisesti, ja maksaminen tapahtuu pankkiyhteyden kautta suoraan ohjelmistosta. Palkkatiedot siirtyvät suoraan kirjanpitoon, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta.
Procountor vai Netvisor?
Procountor ja Netvisor ovat molemmat kattavia suomalaisia taloushallinnon ohjelmistoja, mutta niiden painopisteet eroavat toisistaan. Procountor on vahvasti suunnattu pk-yrityksille ja tilitoimistoille, ja se tarjoaa laajan toiminnallisuuskattauksen kiinteään hintaan.Netvisor puolestaan painottaa reaaliaikaisuutta ja automaatiota sekä erityisesti laajaa integraatiovalikoimaa muihin liiketoimintajärjestelmiin. Se soveltuu hyvin yrityksille, jotka tarvitsevat tehokkaan järjestelmän esimerkiksi varastonhallintaan, projektinhallintaan tai kassajärjestelmiin liittyvien prosessien ohjaamiseen. Hinnoittelussa Netvisor käyttää tapahtuma- ja liikevaihtoperusteista mallia, mikä voi nostaa kustannuksia aktiivisille yrityksille, kun taas Procountor hyödyntää kiinteähintaista pakettihinnoittelua, joka voi olla ennustettavampi ja edullisempi etenkin pienemmille toimijoille.
Yhteydet ja integraatiot
Ohjelmistossa on monipuoliset integraatiomahdollisuudet API-rajapinnan kautta, mikä mahdollistaa datan automaattisen siirron muiden ohjelmistojen ja järjestelmien kanssa. Näitä integraatioita on saatavilla esimerkiksi verkkokauppoihin, CRM- sekä -kassajärjestelmiin ja palkanlaskennan ulkoisiin työkaluihin. Valmiita integraatioita on kehitetty yhteistyössä eri toimittajien kanssa, ja ne katettavat esimerkiksi WooCommerce-, Magento-, Shopify- ja Visma Payroll -ympäristöt.
Tekniset rajapinnat
Yritys tarjoaa REST-tyyppisen ohjelmointirajapinnan (API), joka mahdollistaa tietojen automaattisen siirron Procountorin ja muiden järjestelmien välillä. Rajapinta käyttää JSON-muotoista tiedonsiirtoa ja tukee monipuolisesti eri toimintoja, kuten laskujen, asiakkaiden, maksutapahtumien ja kirjanpidon tietojen luomista, lukemista ja päivittämistä. Rajapinta soveltuu sekä pieniin yksittäisiin integraatioihin että laajoihin, täysin automatisoituihin taloushallinnon prosesseihin.
Procountorin maksuratkaisut verkkokauppoihin
Ohjelmisto antaa verkkokauppayrittäjille mahdollisuuden automatisoida myynti- ja maksuprosessit liittämällä maksupalvelut suoraan taloushallinnon järjestelmään. Verkkokauppaintegraation avulla myyntitapahtumat, kuten tilaukset ja maksutiedot, siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon ilman manuaalista käsittelyä. Tämä vähentää virheitä ja nopeuttaa sekä laskutusta että raportointia.
Ohjelmisto tukee useiden maksupalveluntarjoajien, kuten Paytrailin ja Checkoutin, valmiita integraatioita. Näiden avulla maksutapahtumat kirjautuvat automaattisesti Procountoriin, ja maksujen seuranta on mahdollista reaaliajassa.
Toimialakohtaiset ratkaisut ja raportointityökalut
Tarjolla on toimialakohtaisia ratkaisuja esimerkiksi palvelualoille, yhdistyksille, rakennusalalle ja asiantuntijayrityksille. Ohjelmistoon voidaan määritellä omia tilikarttoja, kustannuspaikkoja ja raportointirakenteita, jotka vastaavat kunkin toimialan kirjanpidollisia vaatimuksia. Erityisesti yhdistykset ja säätiöt hyötyvät mahdollisuudesta erotella varainkäyttöä ja laatia viranomaisille tarvittavat raportit suoraan ohjelmistosta. Raportointityökalut sisältävät kattavat mahdollisuudet seurata taloudellista kehitystä: tuloslaskelma, tase, ALV-raportit, kuukausiraportit ja viranomaisilmoitukset voidaan tuottaa ohjelmistosta automaattisesti.
Asiakaspalvelu
Yritys tarjoaa asiakkailleen monikanavaista asiakastukea, joka kattaa puhelinpalvelun, sähköpostituen sekä laajan verkkopohjaisen ohjekirjaston. Tukipalvelut on jaettu käyttäjäroolien mukaan: yksinyrittäjille, tilitoimistoille ja yritysasiakkaille on omat tukikanavat ja resurssit. Asiakastuki auttaa ohjelmiston käyttöönotossa, teknisissä ongelmissa ja taloushallinnon kysymyksissä, kuten laskujen kierrätyksessä tai viranomaisilmoitusten muodostamisessa.
